As Is Proses

Sebelum kita melakukan improvement, langkah awal yang harus kita lakukan adalah mengetahui proses yang sedang berjalan sekarang. Identifikasi proses diawal  ini dinamakan Proses As Is. Cara terbaik membuat proses As Is adalah dengan melakukan observasi dan interview langsung user di lapangan (Tips: jangan melihat SOP, karena belum tentu sesuai dengan kenyataan di lapangan). Langkah apa saja yang harus kita lakukan untuk membuat As Is Proses, berikut diantaranya:
1. Lakukan meeting besar awal dengan semua pihak terkait
Meeting ini penting dilakukan untuk mendukung eksistensi kita sewaktu melakukan project. Kita tentunya tidak mau capek sendiri, harus ada Person in Charge, pembagian tugas dan timeline yang jelas terkait project. Pastikan semua pihak datang dalam meeting, jika tidak cari waktu lain yang memungkinkan. Putuskan secara detil peran masing-masing pihak, dan minta diinformasikan kesemua user yang terlibat project ini, supaya kita dilapangan tidak sering ditanya mengenai apa yang kita lakukan, dan menghindari anggapan kita sedang melakukan audit. Jika user nantinya menganggap kita sedang melakukan audit, maka mereka akan defence duluan, sehingga sulit nantinya diajak brainstorming. Hasil yang harus didapatkan pada meeting awal ini adalah penjelasan mengenai project yang akan dijalankan, structure organisasi project & jobdesk, timeline project dan gentlemen agreement antara atasan langsung.

2. Lakukan Observasi lapangan
Observasi lapangan ini, bisa berupa melihat aktivitas user di lapangan, interview user, pengumpulan data(penjualan, pembelian dan apapun itu yang berhubungan dengan user, dan kalau bisa data yang didapatkan berupa excell). Jika perlu bawalah stopwatch, kamera digital, decorder dan alat lain yang dianggap bisa membantu. Lakukan observasi sesuai timeline yang sudah ditetapkan dan observasi ini tidak dalam sekali datang, tapi bisa berkali-kali sampai kita merasa puas dengan pengumpulan data yang dibutuhkan. Observasi penting dilakukan supaya kita bisa mendapatkan proses yang terukur, baik dari sisi biaya, waktu, produktivitas dan lain sebagainya. Karena kita tidak dapat mengimprove sesuatu yang tidak bisa terukur.

3. Analisa data
Data yang kita dapat hasil observasi harus kita analisa, dan kita tampilkan dengan bentuk yang user friendly dan informatif. Pengolahan data softcopy, biasanya menggunakan aplikasi Microsoft Excell, maka diperlukan pemahaman yang cukup terkait rumus excell, tampilan tabel, grafik dan sebagainya. Untuk data dari hasil interview dan foto, susunlah data tersebut dalam bentuk alur proses yang dilakukan user. Lakuka interview dengan user terkait alur proses as is yang dibuat dengan user, sampai user bersepakat dengan alur dan leadtime yang kita buat. Carilah sumber-sumber yang berhubungan dengan proses yang sedang kita olah, sebagai data pembanding.

4. Buat Alur As Is Proses
Setelah analisa selesai, buat alur proses as is(bisa di Excell atau power point). Penulis biasa membuat alur as is di power point, supaya lebih enak dilihat dan gampang untuk ditampilkan. Alur proses dibuat dari pojok kiri atas dan berakhir di kanan tabel.

5. Meeting proses As Is
Setelah pembuatan alur proses As Is selesai dibuat, lakukan meeting dengan seluruh tim project untuk menyamakan persepsi. Pancing tanya jawab di forum, dan pastikan semua bagian yang ada di alur proses hadir. Jika semua sudah sepakat dan persepsi mengenai improvement apa yang akan dilakukan sudah sama, baru kita akan lakukan pembuatan To Be proses. Jangan lupa buat notulen untuk setiap meeting yang dilakukan.

Demikian penjelasan mengenai As Is proses, semoga bisa membantu rekan-rekan semua.

Apa itu Bisnis proses (Business Process)?

1. Pengertian Bisnis Proses
Proses adalah kumpulan kegiatan atau activitas kerja. Bisnis proses adalah kumpulan proses kerja yang teratur untuk membuat sebuah produk dan atau jasa yang memberikan nilai tambah pada penggunanya. Bisnis proses ini merupakan bagian dari diagram SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer).

 Pemahaman tentang bisnis proses sangat penting ketika kita akan melakukan improvement di perusahaan. Banyak hal yang menunjang penyusunan bisnis proses yang baik, diantaranya cara berkomunikasi yang baik, kemampuan analisa dan pengolahan data, cara pengukuran proses yang benar, dukungan dari atasan dan sebagainya.

2. As Is Proses
As Is proses adalah proses yang sekarang di jalankan oleh user. Penyusunan As Is proses ini penting, untuk gambaran awal sebelum kita melakukan improvement. Jika kita salah menyusun As Is maka proses kedepannya akan salah. Cara melakukan As Is adalah melalui observasi di lapangan, diskusi dengan user langsung dan lakukan brainstorming.
Berikut adalah contoh Flow Proses yang biasa dibuat:


 Gb. Flow proses as is Procurement

3. Observasi Lapangan
Observasi ini mencakup pengamatan cara kerja user, pengukuran waktu proses, bertanya mengenai proses apa yang sedang dilakukan user, pengumpulan data dan sebagainya. Lamanya waktu observasi untuk satu proses, tergantung kompleksitas pekerjaan yang dilakukan oleh user, tidak ada batasan waktu untuk melakukan observasi. Waktu dibatasi dari sasaran mutu observer sendiri atau target dari atasan langsung.

Gb. Observasi lapangan

4. Analisa Data
Setelah kita mengumpulkan data, tentunya kita harus lakukan analisa. Analisa ini tergantung dari data yang kita dapat dilapangan, jika data berupa file softcopy bisa dilakukan dengan menggunakan tools Excell. Jika data berupa hardcopy (misal lead time proses), maka kita harus mencari analisa berdasarkan sumber dari luar, bisa dari pekerjaan yang sejenis, sasaran mutu, target perusahaan, permintaan atasan user yang bersangkutan, bencmark dan sebagainya. Tujuannya adalah supaya ada pembanding dengan yang bagus, kalau tidak ada pembanding, kita tidak bisa menilai lead time proses itu sudah bagus atau tidak. Disinilah letak susahnya, karena banyak proses yang susah untuk dicari pembandingnya, makanya dukungan dan arahan dari atasan sangat diperlukan.

5. Penentuan To Be Proses
Setelah kita melakukan analisa, kita lanjutkan dengan menentukan To Be proses. To Be proses adalah proses yang sudah kita improve dan akan ditetapkan sebagai standar baku kedepannya. Penentuan To Be proses disini biasanya menggunakan metode trial and error, karena misalnya kita 'meng copy' proses dari perusahaan sejenis pun, belum tentu bakal pas dengan culture budaya kita.

6. Monitoring
Monitoring diperlukan untuk menjaga konsistensi pelaksanaan to be proses, dan melihat apakah ada perubahan lagi terhadap to be yang sudah kita buat.

7. Perubahan SOP 
Jika to be yang kita tetapkan sudah bisa mencapai target efektif dan efisien yang sudah dicanangkan, langkah terakhir adalah melakukan perubahan SOP proses. Perubahan SOP ini diperlukan untuk menghindari temuan audit terkait operasional user.

Demikian informasi awal tentang bisnis proses, sekilas memang tidak begitu sulit untuk membuatnya. Biasanya ketika melakukan observasi, analisa dan discuss dengan user baru kita tahu sulitnya dimana. Intinya komunikasi yang baik dan sabar dengan semua stakeholder. Semoga membantu.