Apa itu Bisnis proses (Business Process)?

1. Pengertian Bisnis Proses
Proses adalah kumpulan kegiatan atau activitas kerja. Bisnis proses adalah kumpulan proses kerja yang teratur untuk membuat sebuah produk dan atau jasa yang memberikan nilai tambah pada penggunanya. Bisnis proses ini merupakan bagian dari diagram SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer).

 Pemahaman tentang bisnis proses sangat penting ketika kita akan melakukan improvement di perusahaan. Banyak hal yang menunjang penyusunan bisnis proses yang baik, diantaranya cara berkomunikasi yang baik, kemampuan analisa dan pengolahan data, cara pengukuran proses yang benar, dukungan dari atasan dan sebagainya.

2. As Is Proses
As Is proses adalah proses yang sekarang di jalankan oleh user. Penyusunan As Is proses ini penting, untuk gambaran awal sebelum kita melakukan improvement. Jika kita salah menyusun As Is maka proses kedepannya akan salah. Cara melakukan As Is adalah melalui observasi di lapangan, diskusi dengan user langsung dan lakukan brainstorming.
Berikut adalah contoh Flow Proses yang biasa dibuat:


 Gb. Flow proses as is Procurement

3. Observasi Lapangan
Observasi ini mencakup pengamatan cara kerja user, pengukuran waktu proses, bertanya mengenai proses apa yang sedang dilakukan user, pengumpulan data dan sebagainya. Lamanya waktu observasi untuk satu proses, tergantung kompleksitas pekerjaan yang dilakukan oleh user, tidak ada batasan waktu untuk melakukan observasi. Waktu dibatasi dari sasaran mutu observer sendiri atau target dari atasan langsung.

Gb. Observasi lapangan

4. Analisa Data
Setelah kita mengumpulkan data, tentunya kita harus lakukan analisa. Analisa ini tergantung dari data yang kita dapat dilapangan, jika data berupa file softcopy bisa dilakukan dengan menggunakan tools Excell. Jika data berupa hardcopy (misal lead time proses), maka kita harus mencari analisa berdasarkan sumber dari luar, bisa dari pekerjaan yang sejenis, sasaran mutu, target perusahaan, permintaan atasan user yang bersangkutan, bencmark dan sebagainya. Tujuannya adalah supaya ada pembanding dengan yang bagus, kalau tidak ada pembanding, kita tidak bisa menilai lead time proses itu sudah bagus atau tidak. Disinilah letak susahnya, karena banyak proses yang susah untuk dicari pembandingnya, makanya dukungan dan arahan dari atasan sangat diperlukan.

5. Penentuan To Be Proses
Setelah kita melakukan analisa, kita lanjutkan dengan menentukan To Be proses. To Be proses adalah proses yang sudah kita improve dan akan ditetapkan sebagai standar baku kedepannya. Penentuan To Be proses disini biasanya menggunakan metode trial and error, karena misalnya kita 'meng copy' proses dari perusahaan sejenis pun, belum tentu bakal pas dengan culture budaya kita.

6. Monitoring
Monitoring diperlukan untuk menjaga konsistensi pelaksanaan to be proses, dan melihat apakah ada perubahan lagi terhadap to be yang sudah kita buat.

7. Perubahan SOP 
Jika to be yang kita tetapkan sudah bisa mencapai target efektif dan efisien yang sudah dicanangkan, langkah terakhir adalah melakukan perubahan SOP proses. Perubahan SOP ini diperlukan untuk menghindari temuan audit terkait operasional user.

Demikian informasi awal tentang bisnis proses, sekilas memang tidak begitu sulit untuk membuatnya. Biasanya ketika melakukan observasi, analisa dan discuss dengan user baru kita tahu sulitnya dimana. Intinya komunikasi yang baik dan sabar dengan semua stakeholder. Semoga membantu.