1. Lakukan meeting besar awal dengan semua pihak terkait
Meeting ini penting dilakukan untuk mendukung eksistensi kita sewaktu melakukan project. Kita tentunya tidak mau capek sendiri, harus ada Person in Charge, pembagian tugas dan timeline yang jelas terkait project. Pastikan semua pihak datang dalam meeting, jika tidak cari waktu lain yang memungkinkan. Putuskan secara detil peran masing-masing pihak, dan minta diinformasikan kesemua user yang terlibat project ini, supaya kita dilapangan tidak sering ditanya mengenai apa yang kita lakukan, dan menghindari anggapan kita sedang melakukan audit. Jika user nantinya menganggap kita sedang melakukan audit, maka mereka akan defence duluan, sehingga sulit nantinya diajak brainstorming. Hasil yang harus didapatkan pada meeting awal ini adalah penjelasan mengenai project yang akan dijalankan, structure organisasi project & jobdesk, timeline project dan gentlemen agreement antara atasan langsung.
Observasi lapangan ini, bisa berupa melihat aktivitas user di lapangan, interview user, pengumpulan data(penjualan, pembelian dan apapun itu yang berhubungan dengan user, dan kalau bisa data yang didapatkan berupa excell). Jika perlu bawalah stopwatch, kamera digital, decorder dan alat lain yang dianggap bisa membantu. Lakukan observasi sesuai timeline yang sudah ditetapkan dan observasi ini tidak dalam sekali datang, tapi bisa berkali-kali sampai kita merasa puas dengan pengumpulan data yang dibutuhkan. Observasi penting dilakukan supaya kita bisa mendapatkan proses yang terukur, baik dari sisi biaya, waktu, produktivitas dan lain sebagainya. Karena kita tidak dapat mengimprove sesuatu yang tidak bisa terukur.
3. Analisa data
Data yang kita dapat hasil observasi harus kita analisa, dan kita tampilkan dengan bentuk yang user friendly dan informatif. Pengolahan data softcopy, biasanya menggunakan aplikasi Microsoft Excell, maka diperlukan pemahaman yang cukup terkait rumus excell, tampilan tabel, grafik dan sebagainya. Untuk data dari hasil interview dan foto, susunlah data tersebut dalam bentuk alur proses yang dilakukan user. Lakuka interview dengan user terkait alur proses as is yang dibuat dengan user, sampai user bersepakat dengan alur dan leadtime yang kita buat. Carilah sumber-sumber yang berhubungan dengan proses yang sedang kita olah, sebagai data pembanding.
Setelah analisa selesai, buat alur proses as is(bisa di Excell atau power point). Penulis biasa membuat alur as is di power point, supaya lebih enak dilihat dan gampang untuk ditampilkan. Alur proses dibuat dari pojok kiri atas dan berakhir di kanan tabel.
Setelah pembuatan alur proses As Is selesai dibuat, lakukan meeting dengan seluruh tim project untuk menyamakan persepsi. Pancing tanya jawab di forum, dan pastikan semua bagian yang ada di alur proses hadir. Jika semua sudah sepakat dan persepsi mengenai improvement apa yang akan dilakukan sudah sama, baru kita akan lakukan pembuatan To Be proses. Jangan lupa buat notulen untuk setiap meeting yang dilakukan.
Demikian penjelasan mengenai As Is proses, semoga bisa membantu rekan-rekan semua.
